Agile werken staat bekend om zijn focus, snelheid en flexibiliteit. Toch zien we vaak dat Agile teams worstelen met multitasking en contextswitching. Hoewel het lijkt alsof je meer gedaan krijgt door meerdere projecten of taken tegelijk op te pakken, kan dit juist averechts werken. Het voortdurende schakelen leidt tot verminderde productiviteit, meer fouten en mentale vermoeidheid.

In deze blog onderzoeken we waarom multitasking en contextwisselingen zo schadelijk zijn, hoe ze Agile en zelfsturende teams beïnvloeden, en wat teams kunnen doen om de negatieve impact te minimaliseren.

Multitasking en contextswitching uitgelegd

Multitasking betekent dat je aan meerdere taken tegelijk werkt. Hoewel dit klinkt als een superkracht, is ons brein daar niet voor gemaakt. In plaats van taken parallel uit te voeren, wisselt het brein snel heen en weer tussen activiteiten. Dit constante schakelen noemen we contextswitching.

Contextswitching is vergelijkbaar met een computer die programma’s opent en sluit. Elke keer dat je van de ene taak naar de andere gaat, verliest je brein tijd en energie om weer in de juiste focus te komen. Dit zal leiden tot:

• Minder concentratie.
• Meer fouten.
• Een gevoel van overweldiging.

Wist je dat?
Volgens studies kan contextswitching tot wel 40% van de productieve tijd kosten op een werkdag.

Waarom multitasking zo vaak voorkomt in Agile teams

1. Concurrentie tussen prioriteiten

Agile methodieken, zoals Scrum, moedigen teams aan om gefocust te blijven op de sprintdoelen. Toch gebeurt het regelmatig dat stakeholders of managers tussentijdse verzoeken toevoegen. Dit kan variëren van kleine aanpassingen tot compleet nieuwe taken, die allemaal “spoed” lijken te hebben.

2. Externe afhankelijkheden

Veel Agile teams zijn afhankelijk van andere teams voor input of goedkeuring. Wanneer deze afhankelijkheden niet tijdig worden opgelost, worden teamleden vaak gevraagd om ondertussen aan andere projecten te werken.

3. FOMO: Fear of Missing Out

Zelfsturende teams hebben de vrijheid om te bepalen hoe ze hun werk organiseren. Maar zonder duidelijke grenzen kunnen teamleden geneigd zijn om alles aan te pakken wat op hun pad komt, uit angst om kansen of verantwoordelijkheden te missen.

De gevolgen van multitasking voor teams

1. Burnout en stress

Multitasking in een Agile setting kan leiden tot stress en uiteindelijk zelfs tot burnout. Teamleden ervaren continu het gevoel dat ze niet kunnen bijbenen.

Case: Een IT-ontwikkelteam bij een multinational
Een zelfsturend team werkte aan vier projecten tegelijk, waarbij elk project even urgent leek. Tijdens een retrospectief gaven teamleden aan dat ze voortdurend vermoeid waren en geen overzicht meer hadden. Dit resulteerde in fouten die deadlines vertraagden en de druk verder verhoogden.

Door een WIP-limiet (work-in-progress) in te stellen en taken te prioriteren, kon het team het aantal lopende projecten terugbrengen naar twee. Binnen drie maanden rapporteerden teamleden een hogere tevredenheid en verbeterde resultaten.

2. Verminderde kwaliteit

Als een team vaak moet schakelen, neemt de kans op fouten toe. Dit leidt tot extra werk in de vorm van correcties en herzieningen, wat de werkdruk verder verhoogt.

Nooit een echt einde aan het werk

Een ander probleem bij multitasking is dat het gevoel van voltooiing vaak ontbreekt. Agile teams werken in sprints, maar als aan het einde van een sprint oude taken blijven liggen, raken teams gefrustreerd.

Case: Het marketingteam van een e-commercebedrijf
Een Agile marketingteam werkte aan campagnes voor meerdere merken tegelijk. Hoewel ze sprintdoelen opstelden, werden deze vaak overschaduwd door ad-hoc verzoeken. Dit leidde tot incomplete projecten en een gevoel dat het werk nooit echt af was.

Door duidelijke afspraken met stakeholders te maken over sprintdoelen en onverwachte taken te parkeren voor een volgende sprint, wist het team weer grip te krijgen op het werkproces.

Oplossingen voor multitasking in Agile teams

Hoe kun je als team de impact van multitasking en contextswitching minimaliseren? Hier zijn enkele effectieve strategieën:

1. Stel duidelijke prioriteiten

Een goed gedefinieerde backlog en een strikte sprintplanning kunnen helpen om focus te behouden. Gebruik de prioriteitenmatrix van Eisenhower (urgent vs. belangrijk) om onderscheid te maken tussen wat nú moet gebeuren en wat kan wachten.

2. Gebruik WIP-limieten

Work-in-progress-limieten zijn een krachtig hulpmiddel om het aantal gelijktijdige taken te minimaliseren. Stel bijvoorbeeld in dat niet meer dan twee user stories tegelijk opgepakt mogen worden.

3. Creëer ruimte voor onvoorziene taken

In plaats van een sprint volledig vol te plannen, kun je een percentage van de capaciteit reserveren voor onverwachte taken. Dit voorkomt dat het team constant moet schakelen.

4. Versterk veerkracht met hartcoherentie

De mentale belasting van multitasking kan teams uitputten. Technieken zoals hartcoherentie helpen teamleden om stress te verminderen en focus te behouden, zelfs tijdens intensieve sprints.

Een softwareteam dat worstelde met hoge werkdruk volgde een hartcoherentie-workshop. Teamleden leerden eenvoudige ademhalingsoefeningen die ze konden toepassen tijdens sprint reviews en planningsessies. Binnen enkele weken voelden ze meer controle over hun werk en minder stress. Een deelnemer zei:
“Ik had nooit gedacht dat hartcoherentie zo’n verschil kon maken in hoe ik mijn werk ervaar.”

Tips voor zelfsturende teams

1. Bewaak de teamgrenzen

Zelfsturende teams hebben autonomie, maar dat betekent niet dat ze alles moeten doen. Leer nee zeggen tegen taken die niet bijdragen aan de doelen van de sprint.

2. Introduceer een ‘reset moment’

Plan een vast moment aan het einde van de dag waarop het team reflecteert en prioriteiten voor de volgende dag scherpstelt.

3. Maak werk zichtbaar

Gebruik tools zoals Kanbanborden om zichtbaar te maken waar iedereen aan werkt. Dit kan helpen om onnodige taken te identificeren en te elimineren.

Van multitasking naar focus

Multitasking en contextswitching zijn grote uitdagingen voor Agile en zelfsturende teams, maar met de juiste aanpak verminder je de impact. Door duidelijke prioriteiten, WIP-limieten en technieken zoals hartcoherentie in te zetten, creëer je een werkomgeving waarin focus en veerkracht centraal staan.

Bij TeamWendbaar helpen we teams om wendbaar en veerkrachtig te blijven, zelfs in een complexe en veeleisende werkomgeving. Wil je weten hoe jouw team kan groeien ondanks de uitdagingen van multitasking? Neem contact met ons op en ontdek de mogelijkheden!